หน่วยที่ 2 ข้อมูล
ความหมายของข้อมูล
ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ โดยอยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมต่อการสื่อสาร การแปลความหมายและการประมวลผม ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข อักขระ หรือสัญลักษณ์ใด ๆ เช่น เลข 1.5 อาจจะถูกกำหนดให้เป็นหน่วยการเรียนของ วิชาความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ
ประเภทของแฟ้มข้อมูล
แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) เป็นแฟ้มข้อมูลซึ่งเก็บข้อมูลที่สำคัญ เช่น แฟ้มข้อมูลประวัติลูกค้า (Customer master file) แฟ้มข้อมูลประวัติผู้จัดส่งสินค้า (Supplier master file)
- แฟ้มรายการปรับปรุง (Transaction File) เป็นแฟ้มที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลหลักที่มีการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน รายการที่เกิดขึ้นต้องนำไปปรับปรุงกับแฟ้มข้อมูลหลักเพื่อให้แฟ้มข้อมูลหลักมีข้อมูลที่ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
- การปรับปรุงแฟ้มข้อมูลสามารถทำได้หลายอย่าง เช่น การเพิ่มรายการ (Add record) การลบรายการ (Delete record) และการแก้ไขรายการ (Edit)
การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล (File organization) มีวิธีการจัดได้หลายประเภท เช่น
การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูลแบบตามลำดับ (Sequential File organization) ลักษณะการจัดข้อมูลรายการจะเรียงตามฟิลด์ที่กำหนด (Key field) เช่น เรียงจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร
การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูลแบบตรงหรือแบบสุ่ม (Direct or random file organization) โดยส่วนมากมักจะใช้จานแม่เหล็ก (Hard disk) เป็นหน่อบเก็บข้อมูลการบันทึกหรือการเรียกข้อมูลขึ้นมาสามารถเรียกได้โดยตรง ไม่ต้องผ่านรายการอื่นก่อนเราเรียกวิธีนี้ว่า การเข้าถึงข้อมูลโดยตรง (Direct access) หรือการเข้าถึงโดยการสุ่ม (Random Access)
การจัดการแฟ้มข้อมูล
การจัดการแฟ้มข้อมูล ( File Management ) ในอดีตข้อมูลที่จัดเก็บไว้จะอยู่ใรูปของแฟ้มข้อมูลอิสระ ( Conventional File ) ซึ่งระบบงานแต่ละระบบก็จะสร้างแฟ้มของตนเองขึ้นมาโดยไม่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน เช่น ระบบบัญชี ที่่สร้างแฟ้มข้แมูลของตนเอง ระบบพัสดุคงคลัง ( Inventory ) ระบบการจ่ายเงินเดือน ( Payroll ) ระบบออกบิล ( Billing ) และระบบอื่น ๆ
รหัสข้อมูล
ความหมาย รหัสแทนข้อมูล คือรหัสที่ใช้แทนข้อมูลเพื่อส่งเข้าไปบันทึกไว้ในเครื่องและให้เครื่องประมวลผล
ชนิดและลักษณะของรหัสแทนข้อมูลแบบต่าง ๆ รหัสแทนข้อมูลมี 3 ประเภท ได้แก่
BCD ( BINARY CODED DECIMAL ) เป็นรหัสแบบ 6 บิต เป็น 1 ไบต์ แบ่งเป็น 2 ส่วน
Zone Bit คือ 2 บิตแรก เป็นตัสชี้รหัสกลุ่ม, ตัวอักษร, ตัวเลข, อักระพิเศษ
Digit Bit คือ 4 บิตหลัง เป็นเลขฐาน 2 จำนวน 4 ตัว ค่าเปลี่ยนตามตำแหน่งตัวอักษร BCD แบ่งเป็น 3 ส่วน
1. ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ( 0 - 9 ) - Zone Bit เป็น 00 เช่น 6 ฐาน 10 ฐาน เป็น BCD 000110
2. ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ( A - Z ) - แบ่งเป็นกลุ่มละ 9 ตัวA - I Zone Bit เป็น 11
J - R Zone Bit เป็น 10
Z - Zone Bit เป็น 013. ข้อมูลที่เป็นอักขะพิเศษ เช่น *, +, -, /, $ เป็นต้น
ชนิดของข้อมูล
ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร หมายถึง ข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือภาษาต่าง ๆ เช่น ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ เป็นต้น
ข้อมูลที่เป็นตัวเลข หมายถึง ข้้อมูลที่เขียนแทนตัวเลข ทั้งเลขไทยและเลขอารบิก
ข้อมูลที่เป็นภาพ หมายถึง ภาพจริง ภาพวาด วัตถุ และสิ่งของชนิดต่าง ๆ
ข้อมูลอื่น ๆ เป็นข้อมลนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว เช่น เสียง แสง ความร้อน เป็นต้น
ลักษณะของข้อมูลที่ดี
การดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
1.ความถูกต้อง
2.ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
3.ความสมบูรณ์
4.ความชัดเจนและกะทัดรัด
5.ความสอดคล้อง
ระบบแฟ้มข้อมูล
หากมีความต้องการเพิ่มหรือปรับปรุงโครงสร้างข้อมูล ก็จำเป็นต้องแก้ไขโปรแกรมเพื่อปรับปรุุงโครงสร้างใหม่เสมอ ซึ่งข้อจำกัดของระบบแฟ้มข้อมูล มีดังนี้
1.ข้อมูลมีการเก้บแยกจากกัน
2.ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน
3.ข้อมูลมีความขึ้นต่อกัน
4.มีรูปแบบที่ไม่ตรงกัน
5.รายงานต่าง ๆ ถูกกำหนดไว้อย่างจำกัด
วิธีการประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมุลด้วยคอมพิวเตอร์แบ่งออกเป็้น 3 ขั้นตอน คือ
การเตรียมข้อมูลเข้า ( Input Data )
การประมวลผล ( Processing )
การนำเสนอข้อมูล ( Output )
ประเภทของการประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูลแบ่งออกได้เป็น 3 แบบ คือ
1.การประมวลผลด้วยมือ ( Manual Data Processing )
2.การประมวลผลด้วยมือกับเครื่องจักรกล ( Manual With Machine Assistance Data Processing )
3.การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data Processing )
ประโยชน์ของการประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
1.มีความร้วในการทำงานให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
2.มีความถูกต้องสูง
3.สามารถทำงานตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ โดยการสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานงามวันและเวลาที่กำหนด
4.มีความสามารถในการจัดเรียงลำดับ ค้นหา และสรุปผล
5.มีความสามารถทำงานข้อมูลมาก ๆ ได้
6.มีความสามารถในการตัดสินใจได้ โดยกำหนดเงื่อนไขด้วยการเขียนโปรแกรมคำสั่ง
วิธีการประมวลผลข้อมูลของคอมพิวเตอร์
วิธีการประมวลผลข้อมูลของคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งได้ 7 ประเภท ดังนี้
1.วิธีการประมวลผลแบบออฟไลน์ ( Off - line Processing )
2.วิธีการประมวลผลแบบออนไลน์ ( On - line Processing )
3.วิธีการประมวลผลแบบกลุ่ม ( Batch Processing )
4.วิธีการประมวลผลแบบแบ่งเวลา ( Time Sharing Processing )
5.วิธีการประมวลผลแบบเวลาจริง ( Real Time Processing )
6.วิธีการประมวลผลแบบหลายโปรแกรมหรือมัลติโปรแกรมมิง ( Multiprogramming )
7.วิธีการประมวลผลแบบมังติโพรเซสซิง ( Multiprocessing )
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น