1. แนวคิดระบบสารสนเทศทางการบัญชี
Romney and Steinbart ( 2003, p.2 ) จำกัดความไว้ว่า ระบบสารสนเทศทางการบัญชีคือ ระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งประกอบด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และนโยบายของบริษัท เน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดขากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ดังนี้
การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
เน้นการประเมินผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ กางวางแผน กางสั่งการ และการควบคุม
การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความครบถ้วนถูกต้อง และเชื่อถือได้
2. ความหมายของการบัญชี
เอฟเอเอสบี ( FASB, อ้างถึงใน พลพูธ ปิยวรรณ และสุภาพร เชิงเอี่ยม, 2545, หน้า 5 ) ระบุว่า การบัญชี คือระบบสารสนเทศระบบหนึ่ง มีหน้าที่เก็บรวบรวม บันทึกและจัดเก็บรายการค้าและเหตุการณ์ต่าง ๆ เพื่อใช้เป็นหลักฐานที่เกิดขึ้น พร้อมมีการนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ
จากความหมายขั้นต้น การบัญชี คือระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์หรือใช้มือจัดทำบัญชีก็ได้ มี 4 ขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 การจดบันทึก
ขั้นตอนที่ 2 การจำแนก
ขั้นตอนที่ 3 การสรุปผล
ขั้นตอนที่ 4 การวิเคาระห์และแปลความหมาย
ประเภทการบัญชี
สามาารถจำแนกประเภทการบัญชีได้เป็น 2 หมวดคือ
1 การบัญชีการเงิน คือการจัดทำบัญชีที่อยู่ภายใต้วัฏจักรการบัญชี มีการสน้างระบบประมวลผลข้อมูลทางการบัญชีขั้นพื้นฐานของข้อมูลธุรกิจ เริ่มตั้งแตการจัดเก็บรวบรวมเอกสารขั้นต้นซึ่งบรรจุรายการเปลี่ยนแปลงทางการค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละวันมาบึนทึกรายการในสมุดขั้นต้นหรือสมุดรายวันและผ่านรายการบัญชีไปยังสมุดแยกประเภท จากนั้นจึงทำการสรุปยอดคงเหลือในงบทดลองก่อนปรับปรุงรายการเมื่อสิ้นงวดเวลา
2 การบัญชีบริหาร คือการนำข้อมูลทางการเงินมาจัดรูปแบบและประมวลผลเพื่อให้ได้รายงานตามความต้องการของผู้ใช้ กำหนดรูปแบบของรายงายไม่มีความชัดเจนขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้รายงาน หรือผู้บริหารระดับต่าง ๆ ขององค์กร โดยส่วนใใหญ่มักอยู่ในรูปแบบของรายงานผลการดำเนินงานหลัการบัญชี
หลักการบัญชี คือมีการนำเสนอสารสนเทศที่มีความถูกต้องและน่าเชื่อถือได้และเป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวางขอผู้ใช้งบการเงิน ด้วยเหตุนี้ธุรกิจต้องคำนึงถึงการเลือกวิธีปฏิบัติทางการบัญชีที่เหมาะสมและ มีความสอดคล้องกับหลักบัญชีที่รับรองทั่วไป สามารถสรุปสาระสำคัญของหลักการบัญชีได้ ดังนี้
1. หลักการดำรงอยู่ของกิจการ
2. หลกความเป็นหน่วยงานของกิจการ
3. หลักงวดเวลาบัญชี
4. หลักการจำแนกประเภทบัญชี จำแนกออกเป็น 5 หมวดดังนี้
4.1 สินทรัพย์
4.2 หนี้สิน
4.3 ส่วนของเจ้าของ
4.4 รายได้
4.5 ค่าใช้จ่าย
5. หลักการคู่บัญชี หรือการบันทึกรายการเปลี่ยนแปลง 2 ครั้ง หรืออ้างอิงถึงตัวเลขทางการเงินของราการค้า
5.1 ด้านเดบิต
5.2 ด้านเครดิต
6. หลักการใช้หน่วยเงินตรา
7. หลักการใช้หลักฐานอันเที่ยงธรรม
8. หบักการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่าย มีได้ 2 วิธี คือ
8.1 เกณฑ์เงินสด
8.2 เกณฑ์คงค้าง
9. หลัักการจับคู่รายได้และค่าใช้จ่าย
10. หลักการด้อยค่าของสินทรัพย์
สารสนเทศทางการบัญชี
1. แนวคิด
สารสนเทศางการบัญชี คือ สารสนเทศที่ได้มาจากระบบสารสนเทศทางการบัญชี คือระบบการเงินและการภาษีมูลค่าเพิ่มที่นำเสนอต่อผู้ใช่งบการเงินและกรมสรรพากร และในส่วนการบัญชีบริหาร คือรายงานวิเคราะห์ต้นทุนต่าง ๆ รายงานงบประมาณ ซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่ออกจากระบบสารสนเทศทางการบัญชีและใช้เป็นหลัดฐานทางการเงิน ดังนี้
ช่วยให้ธุรกิจทราบกำไรที่แท้จริงขององค์กร
ช่วยให้ธุรกิจทราบฐานะทางการเงินของกิจการ
ช่วยเป็นเครื่องมือสนุบสนุนการหาแหล่งเงินทุนของธุรกิจ
ช่วยเป็นเครื่องมือในการเสียภาษี
ช่วยในการวางแผนธุรกิจ
ช่วยในการปรับปรุงและพัฒนาธุรกิจให้เจริญก้าวหน้าต่อไปได้
2. การจำแนกประเภท
การจำแนกประเภท แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
1. เอกสารทางการบัญชี คือหลักฐานซึ่งอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้บันทึกรายการบัญชี มีจุดเริ่มต้น ตั้งแต่เอกสารที่ระบบแหล่งข้อมูลเบื้องต้นจนกระทั่งเอกสารที่ใช้บันทึกข้อมูลก่อนที่จะออกงบทางการเงินจำแนกได้ 4 ประเภท ดังนี้
1.1 เอกสารขั้นต้น
1.2 สมุดรายวัน
1.3 บัญชีแยกประเภท
1.4 งบทดลอง
2. รายงานทางการเงิน คือรายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชีการเงิน หรือระบบบัญชีแยกประเภทและรายงายทางการเงินแบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ
2.1 งบบการเงิน
2.2 รางานภาษีมูลค่าเพิ่ม
3. รายงานทางการบริหาร คือรายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากการนำสารสนเทศที่ได้จากงบการเงินมาทำการวิเคราะห์ทางการเงินเพื่อให้ได้สารสนเทศที่นำไปใช้ตัดสินใจทางการดำเนินงานและบริหารภายในองค์การ การกำหนดรูปแบบขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้บริหารระดับต่าง ๆ สามารถยกตัวอย่างได้ดังนี้
3.1 รายงานด้านงบประมาณ
3.2 รายงานด้านการบัญชีต้นทุน
3.3 รายงานวิเคราะห์งบการเงินกระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ
Hall ระบุถึงการรวมตัวของระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี 3 ระบบ ดังนี้
ระบบประมวลผลธุรกรรม คือระบบที่สนับสนุนการดำเนินงานทางธุรกิจประจำวัน
ระบบบัญชีแยกประเภทและรายงานทางการเงิน คือระบบที่ใช้ผลิตรายงานทางการเงิน
ระบบรายงานทางการบริหาร คือระบบที่ใช้ผลิตรายงานที่ใช้ภายในองค์การ
การประมวลสารสรเทศทางการบัญชีที่เป็นผลลัพธ์จากบัยชีแยกประเภทเพื่อตอลสนองความต้องการใช้ข้อมูลของผู้บริหาร สามารถแยกได้ 5 ระบบ ดังนี้
1. ระบบประมวณผลธุรกรรม มัลักษณะที่คล้ายคลึงกันเกิดขึ้นซ้ำ ๆ ในแต่ละวันทำการ การเกิดขึ้นซ้ำของธุรการนี้เรียกว่า วัฏจักรรายการค้า
พลพูธ ปิยวรรณ และสุภาพวรรณ เชิงเอี่ยม จำแนกวัฏจักรรายการค้าเป็น 4 ประเภทคือวัฏจักรรายจ่ายวัฏจักรรายได้วัฏจักรการแปลวงสภาพวัฏจักรการบริหารจัดการ
2. ระบบเชื่อมโยงข้อมูลภายธุรกิจ กระบวนการของระบบเชื่อมโยงข้อมูลภายในธุรกิจอธิบายไได้โดยใช้แผนภาพกระแสข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึงภาพรวมของระบบสารสรเทศทางการบัญชีที่เชื่อมโยงข้อมูลกับระบบสารสนเทศอื่น ๆ โดยการรับเข้าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องจากระบบสารสนเทศอื่นเพื่อมาประมวลผลข้อมูลทางการบัญชีซึ่งผลลัพธ์ที่ได้ คือสารสนเทศทางการบัญชี อธิบายได้ดังนี้
ระบบสารสนเทศทางการผลิตจะส่งธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการซื้อวัตถุดิบและการผลิตสินค้าเข้าสู่ระบบ
ระบบสารสนเทศทางการตลาดจะส่งธุรกรรมการขายสินค้าเข้าสู่ระบบ
ระบบสารสนเทศทางการเงินจะส่งธุรกรรมการรับและจ่ายเงินสดเข้าสู่ระบบ
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์จะส่งธุรกรรมการจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของการบริหารทรัพยกรมนุษย์เข้าสู่ระบบ
ผู้จัดการงานจะส่งรายการปรับปรุงบัยชีและงบประมาณเข้าสู่ระบบ
ผู้ใช้รายงานจะรับรายงานทางการเงินและการบริหารที่ออกจจากระบบ
3. ระบบบัญชีแยกประเภท
การบันทึกรายการปรับปรุงเป็นขั้นตอนการนำเข้ารายการปรับปรุงบัญชีอาจจะเป็นการปรับปรุงข้อผิดพลาดที่พบในการเชือมโยงข้อมูลจากระบบสารสนเทศอื่น
การผ่านรายการบัญชี เป็นขั้นตอนของการโอนรายการจากบัญชีสมุดรายวันทั่วไปสู่แยกประเภท
การปรับปรุงยอดคคงเหลือหลังจากที่ระบบมีการผ่านข้อมูลัญชีเรียบร้อย ระบบจะทำการปรับปรุงยอดคงเหลือในบัญชีที่เกี่ยวข้องแต่ละบัญชีภายในแฟ้มงบทดลองให้เป็นปัจจุบัน
การออกรายงานการผ่านบัญชีเป็นขั้นตอนการออกรายงานที่ได้จากการผ่านรายการบัญชี
4. ระบบออกรายงานทางการเงิน
การประมวลผลรายงาน
การพิมพ์รายงานเป็นขั้นตอนหลังจากการประมวลผลรายงานเรียบร้อยแล้ว
การปิดบัญชีเป็นขั้นตอนหลังออกรายงานทางการเงินเรียบร้อยแล้ว
5. ระบบออกรายงานทางการบริหาร
การจัดเตรียมรูปแบบรายงาน
การประมวลผลรายงาน
การพิมพ์รายงานเทคโนโลยีทางการบัญชี
1. โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือโปรแกรมที่เน้นการบันทึก การประมวลผลและการนำเสนอรายงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมโดยมีการบันทึกข้อมูลรายวัน การผ่านบัญชีไปสมุดแยกประเภท การรายงานสรุปผลในงบการเงินต่าง ๆ ผลลัพธ์ของโปรแกรมอาจอยู่ในรูปแบบเอกสาร หรือรายงานต่าง ๆ มีคุณสมบัติดังนี้
มีองค์ประกอบพื้นฐานของโปรแกรมครบถ้วน
มีโปรแกรมอรรถประโยชน์ด้านการกำหนดขนาดแฟ้มข้อมูล
มีความสามารถของโปรแกรมในการเชื่อมต่อกับระบบปฏิบัติการที่มีขีดความสามารถในการทำงานสูง
มีความสามารถในการเชื่อมต่อข้อมูลบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบลูกข่ายแม่ข่าย
เป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง
มีระบบการกำหนดรหัสผ่านหลายระดับ
มีการสร้างแฟ้มหลักรวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มหลัก
มีระบบการเข้ารับข้อมูลและตรวจทานการรับเข้าข้อมูล
การป้อนข้อมูลทางหน้าจออยู่ในลักษณะของการรับข้อมุลได้มากกว่าหนึ่งรายการ
มีระบบก้องกันการผ่านบัญชีที่ผิดพลาด
มีความยืดหยุ่นทางการปิดงวดบัญชี
มีโปรแกรมพิมพ์แบบฟอร์มเอกสารหรือรายงาน
การโอนย้ายข้อมูลภายในระบบสร้างความคล่องตัวให้กับผู้ใช้ข้อมูล
2. การนำเสนองบทางการเงินอินเตอร์เน็ต
งบการเงิน คือรายงานทางกรเงินที่นำเสนอต่อผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกธุรกิจ การนำเสนองบทางการเงินทางอินเตอร์เน็ตเป็นวิธีหนึ่งที่สามารถเชื่อมโยงงบการเงินได้กว้างไกลทั่วโลกอย่างไร้พรมแดน
3. โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กร
โปรแกรมสำเร็จรูปที่ถูกพัฒนาขึ้นภายใต้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบลูกข่าย แม่ข่าย โดยการเชื่อมต่อกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การ ในส่วนการประมวลผลธุรกรรมของระบบสารสนเทศทางธุรกิจต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยมีการใช้หลักฐานข้อมูลรวมขององค์การเพียงข้อมูลเดียวและมีการนำเข้าข้อมูลเพียงครั้งเดียวผู้ใช้ในหน่วยงานต่าง ๆ
หลักการพื้นฐานในการจัดทำสารสนเทศทางการบัญชี
ประกอบด้วยหลกการขั้นพื้นฐานอยู่ 5 ขั้นตอน คือ
ขั้นที่ 1 รวบรวมเอกสารขั้นต้นที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกรายการค้า
ขั้นที่ 2 บันทึกรายการค้าลงในสมุดรายวัน
ขั้นที่ 3 ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท
ขั้นที่ 4 จัดทำงบทดลอง
ขั้นที่ 5 จัดทำรายงานการเงินแลพรายงานเพื่อการบริหาร
ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชี
ให้ข้อมูลที่ใช้ในการปฏิบัติงานประจำวัน เช่น รายงานการค้า สินค้าแยกตามสายผลิตภัณฑ์ รายงานสินค้าคงเหลือ รายงานเงินสดรับ - จ่ายประจำวัน
ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจ วางแผน และควบคุมการดำเนินงานทั้งระยะสั้นและระยะยาว เช่น การจำทำรายงานยอดขายรายเดือน เปรียบเทียบกับยอดขายรายเดือนของงวดก่อนเพื่อวิเคราะห์
ให้ขอมูลขั้นพื้นฐานตามกฏหมายกำหนดแก่ผู้ใช้ภายนอก ประกอบด้วยตัวเลขในงบดุล งบกำไรขาดทุน
การประยุกต์ใช้โปรแกรมทางการบัญชี
1. การใช้ Excel จำทำบัญชีรายรับรายจ่าย ( บัญชีเงินสด )
การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย โดยตามหลักทฤษฎีแล้วหากทำธุรกิจแล้วต้องการเพิ่มกำไรให้มากขึ้นมีวิธีการทำอยู่ 2 วิธีคือ
การเพิ่มยอดขาย
การลดค่ายใช้จ่าย
2. การใช้งาน Excel จัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ( บัญชีบัตรเครดิต )
ปัจจุบันเราคงปฏิเสธไม่่ได้ว่าการใช้จ่ายของเราทุกวันนี้ยังีการใช้จ่ายหรือรายรับในรูปแบบอื่นอีก ในที่นี้ขอแบ่งป็นรูปแบบของการใช้จ่ายออกเป็น 3 รูปแบบดังนี้
เงินสด ( Cash Flow )บัตรเครดิต
บัญชีเงินฝากในธนาคาร
บัตรเครดิต หมายถึง วงเงินพร้อมใช้ไว้เสริมสภาพคล่องหรือหากจะหมายถึง หนี้พร้อมก่อที่ต้องชำระทุกเดือน ก็มองได้แล้วแต่ว่าจะมองในมุมไหน แต่ในการบริหารการใช้เงินเราจะนิยามบัตรเครดิตเป็นหนี้พร้อมก่อนที่ต้องชำระทุกเดือน ดังนั้น การจำทำบัญชีรายรับรายจ่าย เราจึงกำหนดช่องในการบันทึกรายการไว้ให้สอดคล้องกับการนิยามดังนี้
รายรับ หมายถึง จำนวนเงินที่เราได้รับชำระคืน
รายจ่าย หมายถึง จำนวนเงินที่เราใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิต
จำนวนสุทธิ หมายถึง รายรับ - รายจ่าย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น